Ernest – L’espace opérationnel

À qui s’adresse l’espace opérationnel

Ernest propose un espace opérationnel dédié aux personnes qui collaborent avec vos recruteurs sur le suivi des recrutements, sans pour autant faire partie de l’équipe RH. Selon votre organisation, ces personnes portent des noms différents :

• Clients si vous exercez en cabinet de recrutement ou en agence d’emploi ;
• Managers opérationnels ou opérationnels si vous exercez en recrutement interne ;
• Responsables métier dans certaines structures.

Cet espace offre à ces utilisateurs un accès centralisé et sécurisé à plusieurs modules, depuis lesquels ils peuvent consulter les informations utiles, suivre l’avancement des recrutements et échanger directement avec les recruteurs :

• Un tableau de bord synthétisant l’activité ;
• Une CVthèque pour se positionner sur les profils diffusés hors processus de recrutement ;
• La liste de leurs offres avec les indicateurs de pipeline ;
• La liste de leurs entretiens et de leurs comptes-rendus ;
• Des fils de discussion rattachés à chaque offre et à chaque candidature.

Ouvrir et gérer les accès

L’accès à l’espace opérationnel repose sur deux éléments complémentaires : un compte utilisateur et un périmètre d’action défini offre par offre.

Ouvrir un accès opérationnel

L’état de l’accès est visible à deux endroits sur la fiche d’un contact :

• En haut de la fiche contact, sous forme d’étiquette non cliquable qui résume l’état global ;
• Dans l’onglet Postes, sous forme d’étiquette cliquable affichée sur chaque ligne de poste.

Un accès opérationnel étant rattaché à un poste précis (et non à la fiche contact dans son ensemble), c’est sur la ligne du poste concerné que l’ouverture se déclenche.

L’étiquette prend trois états :

• : l’accès n’a jamais été ouvert.
• : l’accès a été ouvert puis fermé par la suite.
• : l’accès est actif.

Un clic sur l’étiquette d’un poste ouvre le formulaire de création d’accès, pré-rempli à partir des informations du contact. Vérifiez les champs, choisissez le rôle, puis validez pour ouvrir l’accès. Pour fermer un accès existant, repassez par ce même formulaire et basculez l’interrupteur Actif.

Deux types de compte sont disponibles :

• Opérationnel : profil standard pour un client, un manager ou un responsable métier qui suit ses propres recrutements.
• Opérationnel Manager : profil étendu avec un périmètre élargi sur les recrutements, au-delà des seules offres dont l’utilisateur est référent direct.

Si le contact a perdu ses identifiants, vous pouvez réinitialiser son accès depuis ce même formulaire. Cliquez sur l’étiquette Accès ouvert pour rouvrir le formulaire : un bouton dédié , situé en bas du formulaire, permet de renvoyer au contact un nouveau mot de passe temporaire (l’adresse email reste l’identifiant).

Méthode alternative : ouverture déclenchée par le contact

Vous pouvez aussi déléguer l’ouverture au contact lui-même en lui envoyant un email contenant un lien d’activation :

1. Rendez-vous dans le module Messagerie, cliquez sur Nouveau message et sélectionnez le contact concerné dans le champ Contacts.
2. Dans le corps du message, cliquez sur l’icône d’ouverture des variables et choisissez Lien vers l’ouverture de l’espace Client dans la rubrique Contacts.
3. Envoyez l’email.

Le contact reçoit alors un email contenant un lien spécial. En cliquant dessus, il arrive sur une page dédiée qui propose deux actions :

• Ouvrir mon espace Client : déclenche l’ouverture de l’accès et envoie au contact un email avec son mot de passe temporaire. Si le contact reclique sur ce bouton plus tard, un nouveau mot de passe temporaire lui est renvoyé — le bouton joue alors le rôle d’un « Accès oublié ».
• Me connecter : ouvre directement la page de connexion à l’espace opérationnel.

Définir le périmètre d’action

Un opérationnel ne voit que les offres et les candidatures pour lesquelles il est désigné comme contact. Pour qu’une offre apparaisse dans son espace, renseignez-le sur la fiche de l’offre, dans la rubrique Informations administratives, dans une des listes suivantes :

• Référent opérationnel : contact principal de l’offre côté opérationnel ;
• Suppléants opérationnels : autres personnes autorisées à consulter et à intervenir sur le recrutement.

Le tableau de bord

À la connexion, l’opérationnel arrive sur la page Accueil, qui synthétise en un coup d’œil son activité de recrutement.

Les indicateurs clés

Quatre compteurs sont affichés en haut de page :

• Offres actives : nombre d’offres en cours de recrutement ;
• Candidats dans la CVthèque : nombre de candidats actuellement disponibles dans la CVthèque opérationnelle ;
• Entretiens programmés : total des entretiens planifiés ;
• Entretiens à venir : sous-ensemble des entretiens programmés qui n’ont pas encore eu lieu.

Les encadrés de suivi d’activité

Sous les indicateurs, trois encadrés reprennent les informations les plus utiles au quotidien :

• Entretiens à venir : les trois prochains entretiens, avec le nom du candidat, le poste, la date, l’heure et le mode (visioconférence ou sur site) ;
• Offres en cours : les offres actives, avec leur nombre de candidatures et une barre de progression indiquant la part de candidats déjà présélectionnés ;
• Dernières réponses aux discussions : les derniers messages reçus sur les fils de discussion liés aux offres et aux candidatures, avec mise en avant des messages non lus.

Les accès rapides

Tout en bas, trois raccourcis permettent d’accéder en un clic aux grands modules de l’espace :

• Parcourir les candidats → ouvre la CVthèque ;
• Gérer vos recrutements → ouvre la liste des offres ;
• Planning et suivi → ouvre la liste des entretiens.

La CVthèque

L’onglet CVthèque regroupe les candidats que les recruteurs ont diffusés à l’opérationnel en dehors d’un processus de recrutement. L’opérationnel peut ainsi consulter ces profils et se positionner sur ceux qui l’intéressent.

Une interface en trois panneaux

L’écran de la CVthèque est organisé en trois panneaux pour filtrer, consulter et décider sans jamais changer de page :

• À gauche, le panneau Filtres : il s’ouvre sur un encart Vue d’ensemble (compteurs Candidats et Diffusions), suivi des critères de filtrage et de tri ;
• Au centre, la liste des candidats, regroupée par diffusion par défaut ;
• À droite, la fiche du candidat sélectionné, qui s’affiche dès qu’on clique sur une carte : ses documents, son profil et le rail Interactions.

Filtrer et trier

Le panneau de gauche propose plusieurs critères pour cibler rapidement les candidats à traiter :

• Recherche sur le nom du candidat ;
• Statut de la réponse : Non vu (valeur par défaut), Vue, Aimé, ainsi que les statuts d’action ou d’information disponibles selon les permissions accordées (demande d’entretien, etc.) ;
• Périmètre (Moi / Équipe) : n’apparaît que si la permission de suivi d’équipe est accordée (voir Suivre les interactions de son équipe) ;
• Diffusion : pour n’afficher que les candidats d’une campagne de diffusion donnée ;
• Niveau d’études, lorsque l’information est renseignée ;
• Grouper par diffusion : activé par défaut, regroupe les candidats sous le titre de leur diffusion (un compteur indique le nombre de candidats par groupe) ;
• Trier par date de fin : ordonne la liste selon l’échéance de diffusion.

Chaque carte de la liste reprend directement les informations clés du candidat : son dernier statut en date, un décompte avant la fin de diffusion (Fin dans X jours, Dernier jour, Diffusion terminée). On identifie ainsi en un coup d’œil les profils déjà traités, par soi comme par son équipe (si la permission de suivi d’équipe est activée).

Consulter une fiche candidat

En cliquant sur la carte d’un candidat, sa fiche s’ouvre dans le panneau de droite. L’opérationnel y retrouve :

• Les documents du candidat (CV, lettre de motivation, certifications, etc.), le résumé du profil et l’avis du recruteur — chacun accessible via le sélecteur de document en haut à gauche de la fiche ;
• Une barre d’actions en haut de la fiche pour se positionner sur le profil (voir ci-dessous) ;
• Deux flèches en haut à droite pour naviguer d’un profil à l’autre sans quitter la fiche (candidat précédent / suivant dans la liste).

Se positionner sur un profil

Pour chaque candidat diffusé, l’opérationnel peut, selon les permissions de son espace :

• Indiquer qu’il a aimé le profil ou qu’il a réalisé un appel téléphonique avec le candidat ;
• Envoyer une demande d’entretien, qui sera validée ou refusée par le recruteur ;
• Poser une question au recruteur.

Ces actions sont accessibles via les boutons d’action situés en haut de la fiche, à côté des flèches de navigation. La liste des boutons proposés dépend des permissions de l’espace opérationnel.

Suivre les interactions de son équipe

Sur le bord droit de la fiche candidat, un rail Interactions retrace l’historique chronologique des positionnements pris sur ce candidat. Replié par défaut sous forme de languette (avec une pastille comptant les éléments à traiter), il se déploie d’un clic.

Le contenu de ce rail dépend d’une permission dédiée :

• Sans la permission, l’opérationnel n’y voit que ses propres interactions avec le candidat.
• Avec la permission de suivi d’équipe, il voit toutes les interactions de son équipe : chaque entrée porte alors l’auteur du positionnement (avatar + nom), ses propres entrées restant surlignées et signalées par la mention « Moi ». C’est également cette permission qui fait apparaître le filtre Périmètre (Moi / Équipe) dans le panneau de gauche, pour basculer la lecture du statut Vu / Non vu entre son propre suivi et celui de l’équipe.

Chaque interaction affiche son statut (icône + libellé), son horodatage et l’éventuel commentaire associé. Sur ses propres entrées, et selon les permissions, l’opérationnel peut annuler ou supprimer une action.

Le suivi des recrutements

L’onglet Mes offres liste l’ensemble des offres sur lesquelles l’opérationnel est rattaché en tant que référent ou suppléant. Il y trouve à la fois une vue de synthèse et un détail complet pour chaque recrutement.

La liste des offres

Chaque offre est présentée avec :

• Son titre et son type de contrat ;
• Le nombre de candidatures, de présélections et d’entretiens ;
• Une barre de progression illustrant l’avancement du pipeline.

Trois filtres rapides permettent de cibler les offres à traiter : recherche libre, statut et type de contrat. Lorsqu’au moins un filtre est actif, un bouton Réinitialiser les filtres apparaît pour rétablir la vue par défaut.

Le détail d’une offre

En cliquant sur une offre, l’opérationnel accède à cinq onglets : Statistiques & KPI, Candidatures, Publications, Documents et Discussion Offre.

Statistiques & KPI

Cet onglet présente une vue synthétique du recrutement :

• des indicateurs : Candidatures enregistrées, Présélectionnés actifs, Entretiens réalisés, Approuvés — en attente de décision, Écartés, Embauchés ;
• un funnel du pipeline de recrutement ;
• un bloc Informations de l’offre (référence interne/externe, type de contrat, dates, responsable RH et responsable secondaire).

Candidatures

L’onglet Candidatures présente l’ensemble des candidats associés à l’offre, avec un fonctionnement en deux parties : la liste des candidatures à gauche, le détail de la candidature sélectionnée à droite.

Liste des candidatures

Ce suivi distinct permet à l’opérationnel d’indiquer où il en est dans son propre processus de décision.

À la création d’une candidature, le suivi opérationnel est Sans suivi. Pour engager le processus, il suffit de cliquer sur l’un des boutons de suivi affichés au-dessus du CV — le statut choisi devient alors le point de départ du suivi. Un code couleur signale la nature de chaque étape : vert pour les étapes de succès (qui font avancer le processus ou le terminent positivement), rouge pour les étapes d’arrêt (qui le terminent négativement).

Le processus s’organise ensuite en trois phases :

• Phase 1 – Entretien : Entretien (vert) ou Refusé avant entretien (rouge).
• Phase 2 – Proposition : Proposer un contrat (vert) ou Refusé après entretien (rouge).
• Phase 3 – Décision : Recruté (vert) ou Refusé avant contrat (rouge).

Deux filtres permettent d’affiner la liste des candidatures :

• une recherche textuelle par nom de candidat ;
• un sélecteur de filtre par suivi opérationnel.

Détail de la candidature sélectionnée

Le panneau de droite affiche, pour la candidature sélectionnée :

• Au-dessus du CV, le statut de suivi opérationnel courant accompagné des prochaines étapes possibles. Chaque étape choisie déclenche un nouvel ensemble d’étapes suivantes, jusqu’à atteindre une étape finale.
• Le CV du candidat, affiché par défaut. Les autres pièces rattachées à la candidature, s’il y en a, sont accessibles via la liste déroulante située en haut à droite du panneau. Cette liste regroupe les pièces en deux catégories : les Documents (CV et autres documents diffusés) et les Comptes-rendus d’entretien diffusés par les recruteurs. Un bouton de téléchargement placé à côté de cette liste permet de télécharger la pièce actuellement ouverte.
• Un panneau de discussion rattaché à la candidature, qui s’ouvre automatiquement s’il y a des messages :
  • par défaut, seuls les deux derniers messages sont affichés ; un bouton Tout voir déroule l’intégralité du fil ;
  • une zone de saisie permet de répondre rapidement sans changer de page ;
  • un bouton en haut à droite du panneau permet de l’ouvrir ou le refermer à tout moment.

Publications

L’onglet Publications s’organise en deux sections.

La section Diffusion active présente, sous forme de cartes, les jobboards sur lesquels l’offre est actuellement diffusée. Chaque carte affiche le logo et le nom du jobboard, le statut de publication (Envoyée, En cours, Publiée, Mise à jour, Refusée), la date de début (Publiée depuis le…) et, le cas échéant, la date de fin prévue (Jusqu’au…) ou la mention Sans date de fin. Un bouton Voir l’offre ouvre l’annonce telle qu’elle est publiée sur le jobboard. En l’absence de diffusion, le message Aucune publication active pour cette offre est affiché.

Documents

L’onglet Documents regroupe les fichiers rattachés à l’offre que le recruteur a choisi de partager dans l’espace opérationnel. Chaque document peut être prévisualisé directement — par exemple un rapport de recrutement, comme illustré ci-dessous. Pour le détail de la mise à disposition, voir la section Partager des documents avec l’espace opérationnel ci-dessous.

Discussion Offre

L’onglet Discussion Offre héberge le fil de discussion dédié à l’offre, accessible à tous les opérationnels rattachés. Ce fil est séparé des fils rattachés aux candidatures et permet d’échanger sur l’offre dans son ensemble (consignes générales, points d’avancement, etc.), sans cibler un candidat en particulier. Pour le détail du fonctionnement, voir Échanger via les fils de discussion.

Partager des documents avec l’espace opérationnel

Côté recruteur, vous choisissez quels documents d’une offre sont visibles dans l’onglet Documents de l’espace opérationnel. La visibilité se règle document par document :

1. Depuis le module Offre, ouvrez la fiche de l’offre concernée.
2. Rendez-vous dans l’onglet Documents.
3. Sur chaque ligne, l’interrupteur Diffusion externe contrôle la visibilité du document dans l’espace opérationnel.

Rendre une candidature visible dans l’espace opérationnel

Comme les documents d’une offre, les candidatures ne sont pas diffusées par défaut dans l’espace opérationnel. Vous activez la diffusion soit manuellement, soit automatiquement via les colonnes du Kanban.

Les statuts de diffusion d’une candidature

Chaque candidature porte un statut de diffusion qui reflète son état vis-à-vis de l’espace opérationnel. Quatre statuts sont possibles :

• Non diffusée : la candidature n’a jamais été diffusée jusqu’à présent.
• Diffusée : la candidature est actuellement disponible dans l’espace opérationnel.
• Fin de diffusion : la candidature a été diffusée par le passé, mais ne l’est plus.
• Diffusion en erreur : une erreur est survenue à l’initialisation de la diffusion. Deux causes possibles : aucun opérationnel n’est associé à l’offre liée, ou aucun document n’a été coché pour diffusion.

Diffusion manuelle

L’indicateur de diffusion est accessible à trois endroits : sur chaque ligne de l’onglet Candidatures d’une offre, sur chaque ligne de l’onglet Candidatures d’un candidat, et directement dans la page de traitement d’une candidature. Un clic sur cet indicateur suffit à rendre la candidature visible — ou à la retirer de l’espace opérationnel.

Diffusion automatique via les colonnes du Kanban

Vous pouvez associer à une colonne du Kanban un déclencheur qui ouvre ou ferme automatiquement la diffusion dès qu’une candidature y entre. Dans le Kanban, une petite icône placée à côté du nom de la colonne signale ce déclenchement :

• icône verte : la colonne lance la diffusion ;
• icône orange : la colonne arrête la diffusion.

Pour configurer ce comportement, ouvrez les paramètres d’une colonne du Kanban. Le champ Déclencheur de diffusion externe propose trois valeurs :

• Aucun : aucune action sur la diffusion ;
• Lancement de diffusion : rend la candidature visible dès son arrivée dans la colonne ;
• Arrêt de diffusion : retire la candidature de l’espace opérationnel dès son arrivée dans la colonne.

Choisir les documents diffusés sur une candidature

À la création d’une candidature, le document associé est automatiquement marqué comme prêt à être diffusé. Vous pouvez ensuite ajuster la sélection des documents visibles à deux endroits :

• depuis le dossier du candidat, onglet Documents ;
• en ouvrant la page de traitement de la candidature, accessible depuis le Kanban, depuis l’offre ou depuis le dossier candidat.

Dans la page de traitement de la candidature, un encadré Espace Opérationnel présente en haut le statut de diffusion courant (voir la section Les statuts de diffusion d’une candidature ci-dessus), puis la liste des documents rattachés. Une case à cocher par ligne permet d’ajouter ou de retirer un document de l’espace opérationnel — la modification est répercutée immédiatement.

Suivre les échanges depuis la candidature

Juste en dessous de l’encadré Espace Opérationnel, la page de traitement de la candidature affiche les deux derniers messages échangés sur le fil de discussion. Le nombre total de messages du fil est indiqué entre parenthèses à côté du titre de l’encadré. Cliquez sur Tout voir pour afficher l’intégralité du fil, ou utilisez la zone de saisie pour répondre sans quitter la candidature.

Gérer ses entretiens et leurs comptes-rendus

L’onglet Mes entretiens centralise tous les entretiens programmés ou passés sur les offres auxquelles l’opérationnel est rattaché.

Lister et filtrer

Les entretiens sont regroupés par jour (Aujourd’hui, Demain, Hier, puis par date), et un compteur rappelle le nombre total d’entretiens affichés. Chaque ligne récapitule le candidat, l’heure de début et de fin, le statut (étiquette de couleur), l’offre concernée, le lieu, les participants et l’indicateur de visioconférence. Lorsqu’un compte-rendu existe, la ligne propose en outre un accès direct à celui-ci : le consulter s’il est validé, le saisir ou le finaliser sinon.

Le panneau de filtres, à gauche, permet d’afficher rapidement les entretiens pertinents :

• Recherche par nom de candidat ou titre d’entretien ;
• Date d’entretien : plage de dates ;
• Statut : Tous, À venir, En cours, Passés, Annulés ;
• Compte-rendu : Tous, Validé, À finaliser, À saisir ;
• selon la configuration d’Ernest, des filtres Avis et Priorité peuvent également être proposés.

Consulter un entretien

Un clic sur la ligne d’un entretien ouvre son détail dans un panneau latéral qui se déploie sur la droite de l’écran. L’opérationnel y retrouve toutes les informations nécessaires à sa préparation, réparties en sections :

• Date et heure programmées ;
• Candidat concerné ;
• Offre rattachée — avec un lien vers la fiche de l’offre si vos permissions le permettent ;
• Lieu : adresse physique (avec lien vers la carte) ou, pour un entretien en visioconférence, un bouton Rejoindre ;
• Participants internes et externes ;
• Instructions candidat transmises par le recruteur ;
• Le compte-rendu d’entretien : à consulter, saisir ou modifier selon son état, vos permissions et l’espace désigné pour le rédiger (voir Saisir un compte-rendu).

En cas d’annulation, un bandeau rouge en tête du panneau rappelle la date, l’auteur et le motif de l’annulation.

Consulter un compte-rendu diffusé par un recruteur

Les recruteurs rédigent leurs comptes-rendus d’entretien puis les diffusent vers l’espace opérationnel. Un compte-rendu ainsi diffusé devient accessible sur la candidature concernée : ouvrez l’offre, puis l’onglet Candidatures, et sélectionnez la candidature. Dans le panneau de droite, la liste déroulante des pièces (voir Détail de la candidature sélectionnée) propose une catégorie Comptes-rendus d’entretien : chaque compte-rendu y est listé par date d’entretien, prévisualisable directement et téléchargeable en PDF.

Pour découvrir comment les recruteurs rédigent et diffusent ces comptes-rendus, consultez la documentation Rédiger un compte-rendu d’entretien.

Saisir un compte-rendu

La saisie d’un compte-rendu par l’opérationnel suppose deux conditions cumulatives : que les permissions de l’espace opérationnel l’autorisent, et que l’entretien lui ait été désigné. Dès la création de l’entretien, le champ Compte-rendu rédigé par détermine en effet quel espace est attendu pour la rédaction — Recrutement (par défaut), ou l’espace opérationnel. Sur les entretiens confiés au recrutement, l’action de saisie n’apparaît tout simplement pas côté opérationnel.

Le compte-rendu se rédige dans un panneau latéral dédié, ouvert :

• depuis le détail de l’entretien, section Compte-rendu d’entretien : le bouton Saisir le compte-rendu si aucun compte-rendu n’existe encore, ou Modifier s’il en existe un non validé ;
• depuis la liste des entretiens, en cliquant sur la pastille de statut de la ligne : elle devient cliquable tant que le compte-rendu est à saisir ou en brouillon, et son infobulle indique alors Saisir le compte-rendu ou Reprendre le brouillon ;
• ou depuis l’offre, sur le détail de la candidature concernée, dans le rail latéral Entretiens et comptes-rendus : replié, il se réduit à une icône portant le nombre de comptes-rendus en attente ; il se déplie automatiquement dès qu’il y en a au moins un.

La saisie n’est proposée que sur un entretien passé ou en cours, et non annulé. Avant la tenue de l’entretien, Ernest indique que le compte-rendu sera disponible plus tard.

Le compte-rendu suit trois états, repris par le filtre Compte-rendu de la liste :

• À saisir : aucun compte-rendu n’a encore été renseigné ;
• À finaliser : un brouillon est en cours de rédaction ;
• Validé : le compte-rendu est figé.

Une fois validé, le compte-rendu devient consultable — par l’opérationnel comme par les recruteurs — et n’est plus modifiable : côté opérationnel, il passe en consultation seule.

Échanger via les fils de discussion

Sur chaque offre et chaque candidature visible dans l’espace opérationnel, un fil de discussion permet à l’opérationnel d’échanger directement avec les recruteurs et les autres parties prenantes du recrutement, sans sortir d’Ernest.

L’onglet Mes discussions regroupe l’ensemble des fils de discussion de l’opérationnel, séparés en deux sections Non lus et Lus — chacune accompagnée d’un compteur de messages — avec recherche par candidat ou par offre. Les fils contenant des messages non lus sont mis en avant et portent une pastille « NOUVEAU ». Dès l’ouverture du fil, les messages qu’il contient passent automatiquement en lu.

Chaque ligne affiche :

• la date et l’heure d’envoi du message ;
• la candidature ou l’offre concernée ;
• un aperçu du dernier message du fil ;
• à droite, le nombre total de messages du fil ainsi qu’une pastille indiquant le nombre de messages non lus.

Accès rapide depuis le tableau de bord

Sur le tableau de bord d’accueil, l’encadré Dernières réponses aux discussions affiche les 10 derniers messages reçus, également séparés en Non lus et Lus. Contrairement à l’onglet Mes discussions qui regroupe les fils, cet encadré liste les éléments message par message.

Plusieurs raccourcis facilitent la consultation et la réponse :

• Tout à droite de chaque ligne de l’encadré, un lien direct ouvre la fiche concernée (candidature ou offre, selon le contexte du message).
• Un clic sur un message ouvre le panneau du fil sur le côté droit de l’écran : vous pouvez consulter l’historique complet et répondre directement, sans quitter la page d’accueil.
• Dans ce panneau, un sélecteur permet de basculer rapidement entre le fil de la candidature et le fil de l’offre associée — et inversement — pour suivre les deux contextes sans avoir à les rouvrir séparément.